દફતર વર્ગીકરણ અને Record Retention Schedule Gujarat | ક, ખ, ખ-1, ગ, ઘ વર્ગ

 

ગુજરાત સરકાર • સામાન્ય વહીવટ વિભાગ

📂 દફતર વર્ગીકરણની સામાન્ય વિષયોની સૂચિ અને Record Retention Schedule

RECORD

RETENTION

ઠરાવ ક્રમાંક: પરચ-૧૦૨૦૦૫/ઓઆઇ-૩૭/વસ્તુપ્ર-૧

તા. 09-06-2009

ક
A

ખ
B

ખ-૧
B-1

ગ
C

ઘ
D

📌 ઠરાવનો સરળ સાર

સરકારી કચેરીમાં કોઈ ફાઇલનું કામ પૂર્ણ થયા પછી તે ફાઇલ કેટલા સમય સુધી સાચવવી, કયા વર્ગમાં મૂકવી અને ક્યારે તેનો નાશ કરી શકાય તે માટે આ ઠરાવમાં Common Record Retention Schedule આપવામાં આવ્યું છે.

આ જોગવાઈમાં માત્ર Physical File જ નહીં પરંતુ Electronic File અને E-mailનો પણ સમાવેશ થાય છે.

01

આ ઠરાવ કોને લાગુ પડે છે?

આ જોગવાઈ રાજ્ય સરકારના વિભાગો, ખાતાના વડાઓ, સરકારી કચેરીઓ, અર્ધસરકારી કચેરીઓ, Grant-in-Aid સંસ્થાઓ, Boards, Corporations તથા Autonomous Institutionsને લાગુ પડે છે.

02

દફતર વર્ગીકરણ — સૌથી મહત્વપૂર્ણ ટેબલ

વર્ગ	Record Retention Period
ક (A)	અનિશ્ચિત સમય સુધી સાચવવાના records
ખ (B)	15 વર્ષથી વધુ પરંતુ 30 વર્ષથી ઓછા સમય માટે સાચવવાના records
ખ-૧ (B-1)	5 વર્ષથી વધુ પરંતુ 15 વર્ષથી ઓછા સમય માટે સાચવવાના records
ગ (C)	1 વર્ષથી વધુ પરંતુ 5 વર્ષથી ઓછા સમય માટે સાચવવાના records
ઘ (D)	કામ પૂર્ણ થયા બાદ વધુમાં વધુ એક વર્ષ સુધી જરૂરી records

⭐ યાદ રાખવાની સરળ રીત

ક = Permanent / Long-term importance
ખ = Up to 30 years category
ખ-૧ = Up to 15 years category
ગ = Up to 5 years category
ઘ = Short-term / disposal category

03

ક (A) વર્ગની ફાઇલ

જે ફાઇલોમાં મહત્વના પ્રશ્નોની ચર્ચા, મહત્વપૂર્ણ precedent, કાયમી મહત્વના orders, policy decisions અથવા સામાન્ય સૂચનાઓ હોય તેવી filesને ક વર્ગમાં મૂકવાની હોય છે.

આવા records લાંબા ગાળાના / કાયમી મહત્વના હોઈ શકે છે.

04

ખ, ખ-૧ અને ગ વર્ગ

📁 ખ (B) વર્ગ
લાંબા સમય સુધી reference માટે જરૂરી પરંતુ permanent preservation જરૂરી ન હોય તેવા records.

📁 ખ-૧ (B-1) વર્ગ
ગ વર્ગ કરતાં વધુ મહત્વપૂર્ણ પરંતુ ખ વર્ગ જેટલા લાંબા સમય સુધી સાચવવાની જરૂર ન હોય તેવી files.

📁 ગ (C) વર્ગ
પ્રાથમિક મહત્વ ઓછું હોય પરંતુ થોડા વર્ષો માટે reference તરીકે જરૂરી files.

05

ઘ (D) વર્ગ શું છે?

કામ પૂર્ણ થયા પછી લાંબા સમય સુધી સાચવવાની જરૂર ન હોય તેવી તદ્દન પ્રસંગોપાત પ્રકારની files ઘ વર્ગમાં આવે છે.

આ પ્રકારના records માટે prescribed retention period પૂર્ણ થયા બાદ disposalની કાર્યવાહી થઈ શકે છે.

06

Record Roomમાં Files કેવી રીતે રાખવી?

✓ Files branch-wise રાખવી
✓ Classification પ્રમાણે અલગ ગોઠવવી
✓ Year-wise ગોઠવણી કરવી
✓ File register maintain કરવું
✓ ભેજ અને વરસાદથી records બચાવવા
✓ ઉધઈ / જીવાતથી protection રાખવું
✓ Record roomમાં fire protection રાખવું
✓ સમયાંતરે physical verification કરવું

07

ફાઇલ બંધ કરતી વખતે શું કરવું?

કેસની કાર્યવાહી સંપૂર્ણ પૂરી થઈ છે તેની ખાતરી કરો.

Fileનું યોગ્ય ક / ખ / ખ-૧ / ગ / ઘ classification કરો.

બિનજરૂરી duplicate papers અને blank papers દૂર કરો.

જરૂરી હોય તો pagesને ફરીથી serial number આપો.

Classification file docket / registerમાં નોંધો.

Retention period પ્રમાણે record roomમાં file મોકલો.

08

Classification Listની Review

દરેક વિભાગે તેની record classification list તૈયાર કરવાની અને તેને દર પાંચ વર્ષે review કરવાની છે.

બદલાતી તથા વિસ્તરતી કામગીરી પ્રમાણે classification list update કરવાની અને જરૂરી પ્રક્રિયા અનુસરવાની રહે છે.

09

Electronic Files પણ આવરી લેવાય છે

આ Record Retention Scheduleમાં Physical Files ઉપરાંત Electronic Files અને E-mailsનો પણ સમાવેશ થાય છે.

એટલે e-file / electronic recordનું classification, review અને disposal પણ applicable record-management procedure પ્રમાણે કરવાનું રહે છે.

10

RTI Act અને Record Classification

Right to Information Act, 2005 હેઠળ ભવિષ્યમાં ઊભી થનારી જરૂરિયાતોને ધ્યાનમાં રાખીને filesનું classification કરવાનું પણ ઠરાવમાં સૂચવાયું છે.

11

50 વર્ષથી જૂના Record માટે ખાસ નિયમ

50 વર્ષથી જૂના કોઈપણ record, book, document, chart, plan, diagram વગેરેનો નાશ કરતાં પહેલાં Archives Authority સાથે જરૂરી પરામર્શ કરવાની જોગવાઈ છે.

12

Record Disposal પહેલાં

Retention period પૂર્ણ થયો છે કે નહીં તે ચકાસો.

File હજુ reference માટે ઉપયોગી છે કે નહીં તેની review કરો.

File Registerમાં જરૂરી entry કરો.

Applicable competent authorityની approval મેળવો.

ત્યારબાદ prescribed procedure પ્રમાણે disposal કરો.

13

પરિશિષ્ટોમાં શું છે?

પરિશિષ્ટ-1: Classified Files Registerનો નમૂનો

પરિશિષ્ટ-2: ક વર્ગની file માટે rubber stamp format

પરિશિષ્ટ-3: ખ / ખ-૧ / ગ / ઘ files માટે stamp format

પરિશિષ્ટ-4: File માંગણી કાપલી

પરિશિષ્ટ-5: Classification / Disposal Report format

પરિશિષ્ટ-6: વિવિધ સરકારી વિષયો માટે detailed Record Retention Classification List

📜 મૂળ Government Resolution

દફતર વર્ગીકરણ અને Record Retention Schedule — તા. 09-06-2009

👁 મૂળ GR જુઓ ⬇ PDF Download

?

FAQ

ક વર્ગની file કેટલા સમય સુધી સાચવવી?

ક વર્ગના records અનિશ્ચિત સમય સુધી સાચવવાના categoryમાં આવે છે.

ગ વર્ગની file કેટલા સમય માટે હોય છે?

ગ વર્ગમાં 1 વર્ષથી વધુ પરંતુ 5 વર્ષથી ઓછા retention periodવાળા records આવે છે.

E-mail પણ record ગણાય છે?

હા. ઠરાવમાં electronic files સાથે e-mailનો પણ સમાવેશ કરવામાં આવ્યો છે.

Classification list કેટલી વાર review કરવી?

Departmental classification list દર પાંચ વર્ષે review કરવાની સૂચના આપવામાં આવી છે.

📂 CLASSIFY • PRESERVE • REVIEW • DISPOSE યોગ્ય વર્ગીકરણ → યોગ્ય Retention Period → Record Room → Review → નિયમ મુજબ Disposal

નોંધ: આ લેખ Government Resolutionનો સરળ અભ્યાસાત્મક સાર છે. કોઈ ચોક્કસ fileનો નાશ અથવા permanent preservation કરવાનો નિર્ણય લેતા પહેલાં મૂળ GR, સંબંધિત Appendix, departmental classification અને ત્યારબાદના સુધારા/ instructions ચકાસવા.

ગુજરાત સરકારના તા. 09-06-2009ના GR મુજબ સરકારી ફાઇલોનું ક, ખ, ખ-1, ગ અને ઘ વર્ગીકરણ, Record Retention Period, Record Room, file disposal અને Archives સંબંધિત નિયમો., Gujarat record retention schedule, Gujarat government file classification, દફતર વર્ગીકરણ ગુજરાત, ક ખ ખ-1 ગ ઘ વર્ગ, government file retention period Gujarat, record room rules Gujarat, file disposal rules Gujarat, Gujarat Archives rules, electronic file retention Gujarat, government office record management Gujarat, સરકારી ફાઇલો કેટલા વર્ષ સાચવવી? Gujarat Government Record Retention Schedule મુજબ ક, ખ, ખ-1, ગ અને ઘ વર્ગીકરણ તથા file disposalના નિયમો જાણો., Record Retention, File Classification, Gujarat GR, General Administration Department, Record Room, Government Office, Archives, E-File, RTI