🗂️ પ્રાથમિક તપાસ અંગેની સંકલિત સૂચનાઓ અને કાર્યપદ્ધતિ
ગુજરાત સરકાર • સામાન્ય વહીવટ વિભાગ • 2025
પ્રાથમિક તપાસનો મૂળ હેતુ
ન્યાયસંગત અને નિષ્પક્ષ અભિગમ
સંબંધિત વ્યક્તિને યોગ્ય તક
Guidelines + Annexures
આ સંકલિત સૂચનાઓનો હેતુ સરકારી કચેરીઓમાં ફરિયાદ/આક્ષેપ પ્રાપ્ત થયા પછી પ્રાથમિક તપાસ કેવી રીતે શરૂ કરવી, તપાસ અધિકારી કેવી રીતે પસંદ કરવો, કયા દસ્તાવેજો એકત્ર કરવા, સંબંધિત વ્યક્તિઓના નિવેદનો કેવી રીતે લેવા, પુરાવાનું મૂલ્યાંકન કેવી રીતે કરવું અને કારણસભર તપાસ અહેવાલ કેવી રીતે તૈયાર કરવો તે માટે એકસરખી administrative procedure આપવાનો છે. દસ્તાવેજ સ્પષ્ટ કરે છે કે પ્રાથમિક તપાસ મુખ્યત્વે fact-finding exercise છે; તે પોતે નિયમિત departmental inquiry કે punishment proceeding નથી.
01. પ્રાથમિક તપાસ શું છે?
02. ક્યારે પ્રાથમિક તપાસ જરૂરી બની શકે?
| પરિસ્થિતિ | Administrative Approach |
|---|---|
| ફરિયાદમાં ગંભીર આક્ષેપ હોય પરંતુ facts અપૂર્ણ હોય | પ્રાથમિક રીતે records અને facts verify કરવા. |
| Anonymous / pseudonymous complaint | લાગુ Government instructions અને verifiable material પ્રમાણે કાર્યવાહી કરવી. |
| Records પરથી સીધી સ્થિતિ સ્પષ્ટ ન થતી હોય | Relevant persons/records દ્વારા factual position establish કરવી. |
| Regular departmental inquiry પહેલાં factual foundation જરૂરી હોય | Specific allegations અને supporting material identify કરવું. |
03. તપાસ અધિકારીની પસંદગી
Guidelinesમાં તપાસ અધિકારીની નિષ્પક્ષતા, યોગ્ય seniority/status, વિષય સાથે conflict of interest ન હોવો અને તપાસ માટે જરૂરી સમય/ક્ષમતા જેવા મુદ્દાઓ પર ભાર મૂકવામાં આવ્યો છે. તપાસ અધિકારી સામે bias અથવા સીધો હિતસંબંધ ઊભો થાય તેવી સ્થિતિ ટાળવી જરૂરી છે.
04. પ્રાથમિક તપાસની Step-by-Step પ્રક્રિયા
05. તપાસ દરમિયાન શું કરવું?
| # | મુખ્ય કાર્ય |
|---|---|
| 1 | તપાસ સોંપવાના order અને allegations/scopeનો સ્પષ્ટ અભ્યાસ. |
| 2 | સંબંધિત files, registers, correspondence, electronic records અને અન્ય documentary evidence મેળવવું. |
| 3 | જરૂરી અધિકારી/કર્મચારી/સાક્ષીઓના statements લેવાના અને તેમની factual relevance નોંધવાની. |
| 4 | જરૂર મુજબ સ્થળ તપાસ, physical verification અથવા technical materialનો ઉપયોગ. |
| 5 | દરેક allegation સામે supporting તથા contrary material બંનેનું નિષ્પક્ષ મૂલ્યાંકન. |
| 6 | દરેક મુદ્દા માટે reasoned finding સાથે report તૈયાર કરવો. |
06. Natural Justice અને Statements
07. તપાસ અહેવાલ કેવી રીતે લખવો?
| ભાગ | શું સામેલ કરવું? |
|---|---|
| Background | Complaint/order, authority, scope અને inquiry reference. |
| Allegations | દરેક allegation અલગ અને સ્પષ્ટ રીતે. |
| Evidence | Documents, statements, records અને relevant material. |
| Analysis | પુરાવાની તુલના, contradictions અને factual assessment. |
| Finding | દરેક allegation અંગે સ્પષ્ટ, reasoned conclusion. |
| Further Action | Competent authorityના નિર્ણય માટે જરૂરી factual position. |
08. શું ટાળવું?
09. Criminal Angle હોય ત્યારે
Pages 10–11માં criminal-law angle ધરાવતા matters અંગે અલગ considerations આપવામાં આવ્યા છે. આવા caseમાં applicable criminal law, police/ACB process અને departmental jurisdiction વચ્ચેનો ભેદ જાળવી competent authorityએ facts મુજબ નિર્ણય કરવો જરૂરી છે.
10. Annexures / Ready Formats
11. Office Checklist
| ✓ | ચકાસવાની બાબત |
|---|---|
| □ | Complaint/allegation અને supporting papers ઉપલબ્ધ છે? |
| □ | Inquiry orderમાં scope સ્પષ્ટ છે? |
| □ | Inquiry Officer independent / conflict-free છે? |
| □ | Original/relevant records સુરક્ષિત કર્યા છે? |
| □ | Relevant statements અને electronic evidence properly documented છે? |
| □ | દરેક allegation સામે separate finding છે? |
| □ | Report reasoned, factual અને record-based છે? |
FAQ
શું પ્રાથમિક તપાસ પોતે departmental inquiry છે?
ના. આ guidelines મુજબ તે મુખ્યત્વે fact-finding exercise છે. તેના findingsના આધારે competent authority આગળની કાર્યવાહી અંગે નિર્ણય લઈ શકે છે.
Preliminary Inquiry reportમાં દરેક allegation પર finding જરૂરી છે?
Guidelinesનો અભિગમ દરેક relevant allegationને evidence સાથે analyse કરીને સ્પષ્ટ અને reasoned finding નોંધવાનો છે.
Electronic evidence પણ જોવું પડે?
હા. Documentના અંતિમ ભાગમાં electronic records/materialની collection/preservation અંગે operational points સામેલ છે.
🗂️ Consolidated Guidelines & Procedure for Preliminary Inquiry
Government of Gujarat • General Administration Department • 2025
Core purpose
Fair and impartial approach
Reasonable opportunity
Guidelines + Annexures
These consolidated instructions provide a uniform administrative procedure for dealing with complaints/allegations: deciding whether a preliminary inquiry is required, selecting an inquiry officer, collecting records, recording statements, evaluating evidence and preparing a reasoned report. The document treats preliminary inquiry primarily as a fact-finding exercise; it is not itself the regular departmental inquiry or a punishment proceeding.
01. What is a Preliminary Inquiry?
02. When May Preliminary Inquiry Be Required?
| Situation | Administrative Approach |
|---|---|
| Serious allegation but incomplete facts | Verify records and facts initially. |
| Anonymous / pseudonymous complaint | Act according to applicable Government instructions and verifiable material. |
| Position not clear from records alone | Establish factual position through relevant persons/records. |
| Factual foundation needed before regular departmental inquiry | Identify specific allegations and supporting material. |
03. Selection of Inquiry Officer
The guidelines emphasise impartiality, appropriate seniority/status, absence of conflict of interest, and adequate capacity/time for the inquiry. Situations creating bias or a direct personal interest should be avoided.
04. Step-by-Step Preliminary Inquiry Process
05. What Should Be Done During Inquiry?
| # | Key Action |
|---|---|
| 1 | Study the entrustment order and clearly understand allegations/scope. |
| 2 | Obtain relevant files, registers, correspondence, electronic records and other documentary evidence. |
| 3 | Record statements of necessary officers/employees/witnesses and note their factual relevance. |
| 4 | Use site inspection, physical verification or technical material where required. |
| 5 | Objectively evaluate both supporting and contrary material for each allegation. |
| 6 | Prepare a report containing a reasoned finding on each issue. |
06. Natural Justice & Statements
07. How Should the Inquiry Report Be Written?
| Section | What to Include |
|---|---|
| Background | Complaint/order, authority, scope and inquiry reference. |
| Allegations | Each allegation separately and clearly. |
| Evidence | Documents, statements, records and relevant material. |
| Analysis | Comparison of evidence, contradictions and factual assessment. |
| Finding | A clear, reasoned conclusion on each allegation. |
| Further Action | Factual position needed for the competent authority's decision. |
08. What Should Be Avoided?
09. Where a Criminal Angle Exists
Pages 10–11 discuss separate considerations where a criminal-law angle exists. In such cases the competent authority should maintain the distinction between applicable criminal law, police/ACB processes and departmental jurisdiction, and proceed on the facts of the case.
10. Annexures / Ready Formats
11. Office Checklist
| ✓ | Check Point |
|---|---|
| □ | Complaint/allegation and supporting papers available? |
| □ | Is the scope clear in the inquiry order? |
| □ | Is the Inquiry Officer independent/conflict-free? |
| □ | Have original/relevant records been secured? |
| □ | Are relevant statements and electronic evidence properly documented? |
| □ | Is there a separate finding against each allegation? |
| □ | Is the report reasoned, factual and record-based? |
FAQ
Is preliminary inquiry itself a departmental inquiry?
No. Under these guidelines it is primarily a fact-finding exercise. The competent authority may decide the next course based on its findings.
Should the report address each allegation?
The guidelines contemplate analysis of each relevant allegation against the evidence and a clear, reasoned finding.
Can electronic evidence be relevant?
Yes. The final part of the document includes operational points concerning collection/preservation of electronic records/material.
પ્રાથમિક તપાસ કેવી રીતે કરવી? | Gujarat Government Preliminary Inquiry Guidelines, પ્રાથમિક તપાસની સંપૂર્ણ પ્રક્રિયા | Preliminary Inquiry Guidelines Gujarat, preliminary-inquiry-guidelines-gujarat-government, ગુજરાત સરકારની પ્રાથમિક તપાસ અંગેની સંકલિત સૂચનાઓ: ફરિયાદ, તપાસ અધિકારી, દસ્તાવેજો, નિવેદનો, પુરાવા, Natural Justice, findings અને Preliminary Inquiry Report તૈયાર કરવાની સંપૂર્ણ પ્રક્રિયા. પ્રાથમિક તપાસ, Preliminary Inquiry Gujarat, Fact Finding Inquiry, Departmental Inquiry Gujarat, Inquiry Officer Guidelines, Preliminary Inquiry Report, GAD Gujarat, Preliminary Inquiry, Departmental Inquiry, Fact Finding, Inquiry Officer, Government Employee, GAD Gujarat, Vigilance, Service Rules, Preliminary Inquiry Guidelines Gujarat | Complete Fact-Finding Procedure, Gujarat Government Preliminary Inquiry Procedure | Evidence, Findings & Report, gujarat-preliminary-inquiry-procedure-guidelines, Detailed Gujarat Government guidelines for preliminary inquiry covering complaints, selection of Inquiry Officer, records, statements, evidence, natural justice, findings and inquiry report preparation. A preliminary inquiry is primarily a fact-finding exercise used to collect and assess relevant material so that the competent authority can decide whether regular departmental or other proceedings are required.
.jpeg)
