ખાતાકીય તપાસમાં રજૂઆત અધિકારીની કામગીરી l Functions of the Presenting Officer in Departmental Inquiry

DEPARTMENTAL INQUIRY • PRESENTING OFFICER • EVIDENCE • HEARING

⚖️ ખાતાકીય તપાસમાં રજૂઆત અધિકારીની કામગીરી

ગુજરાત સરકાર • સામાન્ય વહીવટ વિભાગ • પરિપત્ર તા. 30-07-2019

Evidence
દસ્તાવેજી + મૌખિક પુરાવા

Witness
Examination / Cross

Hearing
નિયમિત હાજરી

Written Brief
પુરાવા આધારિત રજૂઆત

📌 સરળ સાર

આ 10-page circular ખાતાકીય તપાસમાં શિસ્ત અધિકારી વતી કેસ રજૂ કરનાર Presenting Officer (રજૂઆત અધિકારી)ની પસંદગી, નિમણૂક, દસ્તાવેજો, સાક્ષીઓ, પ્રાથમિક/નિયમિત સુનાવણી, cross-examination, hostile witness, written brief અને અન્ય વ્યવહારુ જવાબદારીઓ અંગે વિગતવાર માર્ગદર્શન આપે છે.

01. પરિપત્રની ઓળખ

Item	Details
Department	General Administration Department, Gujarat
Date	30-07-2019
Subject	ખાતાકીય તપાસની કાર્યવાહીમાં રજૂઆત અધિકારીની કામગીરી બાબત
Rule context	Gujarat Civil Services (Discipline & Appeal) Rules, 1971 — Rule 9 context

02. રજૂઆત અધિકારીનું મુખ્ય કાર્ય

દસ્તાવેજી અને મૌખિક પુરાવાના આધારે આરોપોને કેવી રીતે સમર્થન મળે છે તે તપાસ અધિકારી સમક્ષ તટસ્થ, અસરકારક અને નિયમબદ્ધ રીતે રજૂ કરવું રજૂઆત અધિકારીનું મુખ્ય કાર્ય છે.

03. રજૂઆત અધિકારીની પસંદગી

Point	માર્ગદર્શન
Seniority	આરોપિત અધિકારી કરતાં senior officer હોવો જરૂરી
Service	સામાન્ય રીતે serving Government officerની પસંદગી
Conflict	તપાસ સાથે સીધી રીતે જોડાયેલા vigilance/police officerને ટાળવા
Witness	સરકારના સાક્ષી તરીકે જરૂરી વ્યક્તિને PO ન બનાવવો

04. નિમણૂક સાથે આપવાના દસ્તાવેજો

Charge memorandum/statement of allegations, list of documents, list of witnesses, defence statement/related papers, Presenting Officer appointment order અને Inquiry Officer appointment order સહિત સંબંધિત record ઉપલબ્ધ કરાવવાનો circularમાં ઉલ્લેખ છે.

05. Case Study & Preparation

રજૂઆત અધિકારીએ આરોપ, જવાબ, પુરાવા અને applicable rules/procedureનો સંપૂર્ણ અભ્યાસ કરવો; જરૂરી હોય તો preliminary inquiry officer સાથે ચર્ચા કરવી; આરોપ પુરવાર કરવા માટે વધારાના પુરાવાની જરૂર છે કે નહીં તે પણ તપાસવું; તથા witnessesને પહેલાંથી તૈયાર જવાબ શીખવાડવાના બદલે તેમને સાચી હકીકતો યાદ કરાવવામાં સહાય કરવી.

06. સુનાવણીની તારીખ અને હાજરી

Inquiry Officer સમક્ષ હાજરીને priority આપવી. Unavoidable reasonથી હાજર રહી શકાય નહીં તો Inquiry Officerને સમયસર જાણ કરવી. Witnesses અને સંબંધિત personsને પણ સમયસર hearing information આપવાની વ્યવસ્થા કરવી.

07. પ્રાથમિક સુનાવણી

પ્રાથમિક સુનાવણીમાં આરોપિત અધિકારીએ આરોપ સ્વીકાર્યો કે નકાર્યો તે નોંધાવવું, regular hearing માટે તારીખ/સમય અંગે ધ્યાન રાખવું અને Inquiry Officerના order/recordની copy મેળવવી મહત્વપૂર્ણ છે.

08. નિયમિત સુનાવણી — Evidence Management

Documents exhibit

Witness examination

Cross / Re-examination

Evidence record

Circular મુજબ Presenting Officerએ documentary evidence properly exhibit કરાવવું, Government witnessesની examination કરવી, charged officerની cross-examinationને ધ્યાનથી સાંભળવી અને જરૂરી મુદ્દે re-examination દ્વારા clarification કરાવવું.

09. Burden of Proof

સામાન્ય રીતે આરોપ પુરવાર કરવાની જવાબદારી Presenting Officerની છે; પરંતુ જે facts/documents ખાસ કરીને charged employeeના જ જ્ઞાન/કબજામાં હોય તે પુરવાર કરવાની જવાબદારી તેના પર હોઈ શકે છે — circular આ distinction ધ્યાનમાં રાખવા કહે છે.

10. Hostile Witness

સરકાર પક્ષનો witness અગાઉના statement મુજબ જવાબ ન આપે તો તેને hostile witness જાહેર કરવાની પ્રક્રિયા અંગે Inquiry Officerને વિનંતી કરી શકાય છે. Permission બાદ તેના earlier statementના relevant portions અંગે questions થઈ શકે છે; circular leading questionsના limited contextની પણ ચર્ચા કરે છે.

11. Written Brief

બંને પક્ષના evidence પૂર્ણ થયા પછી, Inquiry Officer જરૂરી ગણે તો Presenting Officer મુદ્દાવાર written brief રજૂ કરી શકે છે. તેમાં charge, supporting documents/oral evidence અને તેમાંથી charge કેવી રીતે સાબિત થાય છે તેનો પુરાવા આધારિત, સ્પષ્ટ અને તટસ્થ summary હોવો જોઈએ.

12. પ્રોત્સાહન / Remuneration

Page 8–9માં Presenting Officerની કામગીરી માટે incentive/remuneration અંગે અલગ administrative provision દર્શાવવામાં આવી છે. તેનો actual claim current applicable orders, sanctioning authority અને subsequent revisionsના આધારે verify કરવો.

13. Quick Checklist

✓	Presenting Officer Action
□	Appointment order અને complete case papers મેળવો
□	Charges, defence reply અને rulesનો અભ્યાસ કરો
□	Document/witness list verify કરો
□	Hearing dates અને witness attendance coordinate કરો
□	Evidence exhibit અને examination properly કરાવો
□	Cross-examination દરમિયાન જરૂરી points નોંધો
□	જરૂર હોય તો re-examination/hostile witness procedure અનુસરો
□	પુરાવા આધારિત written brief તૈયાર કરો

📄 મૂળ 10-Page Government Circular

👁 Original PDF જુઓ⬇ Download PDF

FAQ

Presenting Officerનું મુખ્ય કામ શું છે?

Disciplinary authorityના caseને documentary અને oral evidenceના આધારે Inquiry Officer સમક્ષ નિયમબદ્ધ રીતે રજૂ કરવું.

શું Presenting Officer આરોપિત કર્મચારી કરતાં junior હોઈ શકે?

Circularની selection guidance મુજબ charged officer કરતાં senior officer પસંદ કરવાની જરૂરિયાત દર્શાવવામાં આવી છે.

Witness hostile થાય તો શું?

Inquiry Officer સમક્ષ hostile witness તરીકે treat કરવાની વિનંતી કરી, permission અનુસાર earlier statement સંબંધિત examination કરવાની પ્રક્રિયા circularમાં સમજાવવામાં આવી છે.

Disclaimer: આ 10-page circular પરથી તૈયાર administrative ready-reference છે. Actual departmental inquiryમાં original charge-sheet, Gujarat Civil Services (Discipline & Appeal) Rules, applicable circulars, Inquiry Officer directions અને subsequent amendments/judicial decisionsનું પાલન કરવું.

DEPARTMENTAL INQUIRY • PRESENTING OFFICER • EVIDENCE • HEARING

⚖️ Functions of the Presenting Officer in Departmental Inquiry

Government of Gujarat • General Administration Department • Circular dated 30-07-2019

Evidence
Documentary + oral evidence

Witness
Examination / Cross

Hearing
Regular presence

Written Brief
Evidence-based presentation

📌 Executive Summary

This 10-page circular gives detailed guidance on the selection, appointment and practical duties of the Presenting Officer who presents the disciplinary authority's case in a departmental inquiry, including documents, witnesses, preliminary/regular hearings, cross-examination, hostile witnesses and the written brief.

01. Circular Identification

Item	Details
Department	General Administration Department, Gujarat
Date	30-07-2019
Subject	Functions of the Presenting Officer in departmental inquiry proceedings
Rule context	Gujarat Civil Services (Discipline & Appeal) Rules, 1971 — Rule 9 context

02. Core Function of Presenting Officer

The core function is to present, before the Inquiry Officer, in a fair, effective and rule-based manner how the charges are supported by documentary and oral evidence.

03. Selection of Presenting Officer

Point	Guidance
Seniority	Should be senior to the charged officer
Service	Normally a serving Government officer
Conflict	Avoid an officer directly connected with the vigilance/police investigation
Witness	A person required as a Government witness should not ordinarily be made PO

04. Documents to Be Supplied with Appointment

The circular refers to providing the relevant record including the charge memorandum/statement of allegations, list of documents, list of witnesses, defence statement/related papers, Presenting Officer appointment order and Inquiry Officer appointment order.

05. Case Study & Preparation

The Presenting Officer should study the charges, reply, evidence and applicable rules/procedure thoroughly; discuss the matter with the preliminary inquiry officer where necessary; assess whether additional evidence is required; and help witnesses recall the true facts without tutoring them to give predetermined answers.

06. Hearing Dates & Attendance

Attendance before the Inquiry Officer should receive priority. If attendance is impossible for an unavoidable reason, the Inquiry Officer should be informed in time. Witnesses and other concerned persons should also receive timely hearing information.

07. Preliminary Hearing

At the preliminary hearing, it is important to record whether the charged officer admits or denies the charge, note the date/time fixed for regular hearing, and obtain the relevant Inquiry Officer order/record.

08. Regular Hearing — Evidence Management

Documents exhibit

Witness examination

Cross / Re-examination

Evidence record

The circular requires the Presenting Officer to have documentary evidence properly exhibited, examine Government witnesses, carefully follow cross-examination by the charged officer and obtain clarification through re-examination where necessary.

09. Burden of Proof

Ordinarily the burden of establishing the charge lies on the Presenting Officer; however, facts/documents particularly within the knowledge or possession of the charged employee may carry a corresponding burden on that employee. The circular asks the Presenting Officer to keep this distinction in view.

10. Hostile Witness

Where a Government witness departs from an earlier statement, the Inquiry Officer may be requested to treat the witness as hostile. After permission, questions may be put on relevant portions of the earlier statement; the circular also discusses the limited context in which leading questions may arise.

11. Written Brief After Hearing

After evidence from both sides is complete, the Presenting Officer may submit a point-wise written brief if required by the Inquiry Officer. It should clearly and fairly summarise the charge, supporting documentary/oral evidence, and how that evidence supports the charge.

12. Incentive / Remuneration

Pages 8–9 contain a separate administrative provision regarding incentive/remuneration for Presenting Officer work. Any actual claim should be verified against current applicable orders, sanctioning authority and subsequent revisions.

13. Quick Checklist

✓	Presenting Officer Action
□	Obtain appointment order and complete case papers
□	Study charges, defence reply and rules
□	Verify document/witness list
□	Coordinate hearing dates and witness attendance
□	Ensure proper exhibition and examination of evidence
□	Note necessary points during cross-examination
□	Use re-examination/hostile-witness procedure where required
□	Prepare an evidence-based written brief

📄 Original 10-Page Government Circular

👁 View Original PDF⬇ Download PDF

FAQ

What is the Presenting Officer's primary role?

To present the disciplinary authority's case before the Inquiry Officer in accordance with procedure using documentary and oral evidence.

Can the Presenting Officer be junior to the charged employee?

The selection guidance in the circular indicates that an officer senior to the charged officer should be selected.

What if a witness turns hostile?

The circular explains the procedure for requesting the Inquiry Officer to treat the witness as hostile and, with permission, examining relevant aspects of the earlier statement.

Disclaimer: This is an administrative ready reference prepared from the 10-page circular. In an actual departmental inquiry, follow the original charge-sheet, Gujarat Civil Services (Discipline & Appeal) Rules, applicable circulars, Inquiry Officer directions and subsequent amendments/judicial decisions.

ખાતાકીય તપાસમાં રજૂઆત અધિકારીની કામગીરી | Presenting Officer Gujarat, Presenting Officer Duties in Departmental Inquiry | Gujarat Circular 2019, presenting-officer-departmental-inquiry-gujarat, ગુજરાત સરકારના 30-07-2019ના પરિપત્ર મુજબ ખાતાકીય તપાસમાં રજૂઆત અધિકારીની નિમણૂક, પુરાવા, સાક્ષી, cross-examination, hostile witness, hearing અને written brief અંગે વિગતવાર માર્ગદર્શન., રજૂઆત અધિકારી, Presenting Officer Gujarat, Departmental Inquiry Gujarat, ખાતાકીય તપાસ, Cross Examination, Hostile Witness, Written Brief, GAD Gujarat, Departmental Inquiry, Presenting Officer, ખાતાકીય તપાસ, Disciplinary Proceedings, Evidence, Witness, GAD Gujarat, Gujarat Circular, Duties of Presenting Officer in Departmental Inquiry | Gujarat Circular, Presenting Officer in Departmental Inquiry Gujarat | Duties & Procedure, presenting-officer-duties-departmental-inquiry-gujarat-2019, Detailed guide based on Gujarat Government Circular dated 30-07-2019 covering the role of Presenting Officer in departmental inquiry, evidence, witnesses, hearings, cross-examination and written brief., A Presenting Officer in a Gujarat departmental inquiry presents the disciplinary authority's case before the Inquiry Officer through documentary and oral evidence and handles the procedural presentation of documents, witnesses, examination, cross-examination issues, re-examination and the evidence-based written brief.