તબીબી સારવાર ખર્ચ Reimbursement દરખાસ્ત મોકલવા માટેની અદ્યતન સૂચનાઓ l Medical Reimbursement Proposal Updated Submission & Scrutiny Guidelines

 

GUJARAT GOVERNMENT • MEDICAL REIMBURSEMENT • 2022

તબીબી સારવાર ખર્ચ Reimbursement

દરખાસ્ત મોકલવા માટેની અદ્યતન સૂચનાઓ

e-Sarkar Proposal • 31-Point Checklist • Supporting Documents • Medical Claim Scrutiny

વિભાગઆરોગ્ય અને પરિવાર કલ્યાણ વિભાગ

પરિપત્ર તારીખ15-12-2022

પરિપત્ર ક્રમાંકHFWD/PM/E-FILE/7/2022/4373/A-1

મુખ્ય નિયમગુજરાત રાજ્ય સેવા (તબીબી સારવાર) નિયમો, 2015

📌 સરળ ભાષામાં સાર:
સરકારી કર્મચારી/પેન્શનરના તબીબી સારવાર ખર્ચ reimbursementના કેસમાં દરખાસ્ત યોગ્ય રીતે ચકાસીને, જરૂરી supporting documents સાથે અને prescribed checklist પૂર્ણ કરીને e-Sarkar application મારફતે મોકલવાની પ્રક્રિયાને standardized કરવા આ પરિપત્ર બહાર પાડવામાં આવ્યો છે.

1

મુખ્ય બદલાવ — e-Sarkar દ્વારા દરખાસ્ત

01-12-2022થી Government officesમાં e-Sarkar application મારફતે online કામગીરી શરૂ કરવાના નિર્ણયના સંદર્ભમાં Medical Reimbursement proposals પણ electronic workflow દ્વારા મોકલવાની સૂચના આપવામાં આવી છે.

Employee / Pensioner Claim + Bills + Documents

➜

Concerned Office Scrutiny + Checklist + Certification

➜

e-Sarkar Online Proposal Submission

2

દરખાસ્ત મોકલતી વખતે મુખ્ય સૂચનાઓ

📑 Complete Checklist Medical reimbursement મંજૂરી માટેની દરખાસ્ત સાથે prescribed checklist સંપૂર્ણ રીતે ભરીને મોકલવી.

📎 Supporting Documents Checklistમાં applicable હોય તે તમામ documents, certificates, bills અને supporting records જોડવા.

🖥 e-Sarkar Upload Concerned administrative department દ્વારા proposal e-Sarkar applicationમાં Health & Family Welfare Departmentની સંબંધિત branch/authorityને મોકલવો.

🔍 Office Scrutiny Proposal મોકલતા પહેલાં concerned administrative departmentએ claimની જરૂરી scrutiny પૂર્ણ કરવાની છે.

3

દરખાસ્ત સાથે સામાન્ય રીતે જરૂરી Documents

01. Claim Application
કર્મચારી/પેન્શનરની reimbursement અરજી.

02. Appendix-2
Prescribed medical reimbursement form/certificate.

03. Discharge Summary
Hospital treatment/admission સંબંધિત discharge summary.

04. Hospital Bills
Treatmentના original/required bills અને expenditure details.

05. Medicine Details
Medicine bills/list તથા medicine name અને priceની વિગતો.

06. Medical Certificate
Applicable caseમાં authorised medical officer/authorityનું certificate.

07. Relationship Proof
Patient employee સિવાય dependent/family member હોય તો સંબંધની વિગતો/પુરાવા.

08. Hospital Status
Hospital Government / Government recognised / empanelled / private વગેરે અંગેની વિગતો.

09. Treatment Details
Indoor/outdoor treatment, admission dates, diagnosis અને procedure/surgery details.

📌 ખાસ ધ્યાન: ઉપરની list practical summary છે. દરેક caseમાં બધા documents લાગુ પડે જ એવું નથી. Actual proposal માટે circular સાથેની 31-point checklist મુજબ applicable documents પસંદ કરવા.

4

31-Point Medical Reimbursement Checklist

ક્રમ	Checklistમાં ચકાસવાની બાબત
1	દરખાસ્ત રજૂ કરનાર વહીવટી વિભાગનું નામ.
2	સરકારી કર્મચારી / પેન્શનરનું નામ — મૂળ કર્મચારીનું નામ જ લખવાનું.
3	કર્મચારી ફરજ બજાવતો હોય અથવા પેન્શનરની છેલ્લી કચેરીની વિગત.
4	નિયમોની સંબંધિત જોગવાઈ મુજબ કર્મચારી/પેન્શનર Gujarat State Service Medical Treatment Rules હેઠળ આવે છે કે કેમ.
5	Board/Corporation/Corporation employee હોય તો સંબંધિત નિયમ લાગુ કરવા અંગે જરૂરી કાર્યવાહી થયેલી છે કે કેમ.
6	દર્દીનો Government employee/pensioner સાથેનો સંબંધ.
7	સરકારી કર્મચારી/પેન્શનરની મૂળભૂત salary/pension તથા અન્ય જરૂરી pay-related detail.
8	નિયમ હેઠળ દર્દી family/dependentની વ્યાખ્યામાં આવે છે કે કેમ.
9	સારવાર મેળવેલ hospital Gujaratમાં છે કે રાજ્ય બહાર.
10	રાજ્ય બહારની hospitalમાં treatment પહેલાં જરૂરી competent approval મેળવેલી છે કે કેમ.
11	Emergency circumstancesમાં બહારના રાજ્યમાં treatment હોય તો authorised medical certification જોડાયેલ છે કે કેમ.
12	Hospitalના bills અલગ-અલગ રજૂ કરવાના હોય તે મુજબ supporting bills જોડાયેલા છે કે કેમ.
13	Appendix-2 મુજબ claim amount/medicine expenditureની વિગતો.
14	Medicine મળી છે કે નહીં અને medicine-related supporting details.
15	સારવાર મેળવેલ hospitalનું નામ અને સરનામું.
16	Hospital Government / Government equivalent / empanelled / private વગેરે category.
17	સારવાર મેળવેલ દર્દીનું નામ.
18	Treatment indoor કે outdoor.
19	Hospitalમાં admission અને discharge સંબંધિત તારીખો/વિગતો.
20	Indoor treatment હોય તો discharge summary.
21	નિયમની જોગવાઈ મુજબ claim prescribed time limitમાં રજૂ થયેલો છે કે કેમ.
22	Delay હોય તો delayના કારણો તથા competent authority દ્વારા condonation/approval અંગેની વિગતો.
23	Delay condonation માટે Health & Family Welfare Departmentની મંજૂરી જરૂરી હોય તો સંબંધિત proposal/documents.
24	નિયમ હેઠળ treatment/medicine reimbursement માટેના applicable provisions.
25	Specific illness/treatmentમાં required certificate/physical condition proof વગેરે જોડાયેલ છે કે કેમ.
26	Medicine names અને prices દર્શાવતું supporting statement/list.
27	તમામ original/required billsની કુલ રકમ અને e-Sarkar claim amount વચ્ચે correspondence.
28	e-Sarkarમાં રજૂ કરાયેલ total claim amount.
29	Circular મુજબ office certification/certificate જોડાયેલ છે કે કેમ.
30	Administrative Department Secretaryથી નીચેના અધિકારી દ્વારા proposal મોકલાતો હોય તો prescribed certification.
31	Applicable rule હેઠળ Department દ્વારા મંજૂરી માટે સ્પષ્ટ કારણો સાથે recommendation.

5

જૂના અને નવા Cases માટે ખાસ વ્યવસ્થા

📁 01-12-2022 પહેલાંના Cases જે reimbursement casesની પ્રક્રિયા 01-12-2022 પહેલાં શરૂ થઈ ગઈ હતી, તેવા cases old checklist મુજબ e-Sarkar applicationમાં મોકલવાના.

🆕 New Proposals નવી reimbursement proposals માટે આ circular સાથે આપવામાં આવેલી revised checklist મુજબ proposal તૈયાર કરવાનો.

⚠️ મહત્વપૂર્ણ: જૂના case માટે નવી checklist મુજબ આખી દરખાસ્ત ફરીથી તૈયાર કરવાની જરૂર ન હોવાની સૂચના page 8ની noteમાં દર્શાવવામાં આવી છે; પરંતુ case e-Sarkar workflowમાં રજૂ કરવાનો રહે છે.

6

Private Hospital / Outside Gujarat Treatment

🏥 Private Hospital Private hospitalમાં treatmentના reimbursement માટે applicable Rules અને Government instructions મુજબ admissibility અલગથી ચકાસવાની.

🗺 Outside Gujarat State બહાર treatment લીધું હોય તો prior permission / emergency circumstances / authorised certification જેવી checklist requirements લાગુ પડી શકે છે.

🚨 Emergency Treatment Emergencyમાં treatment લેવાયેલ હોય તો emergency nature તથા competent medical authorityના supporting certificateનું મહત્વ રહે છે.

🩺 Planned Surgery Circularમાં private hospitalમાં planned surgery માટે reimbursement eligibility અંગે ખાસ caution આપવામાં આવી છે; applicable rule અને authorisation verify કરવી.

7

કેટલાક ખાસ Administrative Points

Situation	Administrative Check
Private Hospital Emergency	Emergency nature અને applicable authorised medical certification ચકાસવું.
Government / Government-equivalent Hospital	Hospital category તથા applicable reimbursement provision verify કરવું.
Outside State Hospital	Prior permission અથવા emergency exception સંબંધિત documents ચકાસવા.
Dependent Family Member	Relationship/dependency અને applicable definition verify કરવી.
Claim Delay	Time-limit, delay reasons અને competent authority approval/condonation ચકાસવું.
Medicine Bills	Medicine name, amount, supporting bill અને admissibility ચકાસવી.
Hospitalisation	Admission/discharge dates તથા discharge summary ચકાસવી.

8

Appendix-2માં કઈ માહિતી માંગવામાં આવે છે?

Employee Details કર્મચારીનું પૂરું નામ, કચેરી/વિભાગ, હોદ્દો તથા અન્ય basic details.

Patient Details દર્દીનું નામ, ઉંમર અને employee સાથેનો સંબંધ.

Hospital Details સારવાર લીધેલ hospitalનું નામ અને hospital category.

Treatment Expense Indoor/outdoor treatment expenditure તથા અન્ય eligible expense details.

Medicine Expense Medicine માટે ચૂકવેલ amount તથા admissible amountની વિગતો.

Certification Government hospital authorised doctor તથા treating medical officerના signatures/certification માટે જગ્યા.

9

Office માટે Recommended Scrutiny Workflow

01Claim Receive

0231-Point Checklist

03Bills & Certificates Verify

04Recommendation / Approval

05e-Sarkar Submission

💡 Administrative Tip: e-Sarkarમાં file forward કરતાં પહેલાં checklistમાં “Yes / No / Not Applicable” પ્રકારની scrutiny internally complete રાખવાથી query/objection અને file-return થવાની શક્યતા ઘટાડી શકાય છે.

10

Frequently Asked Questions

Medical reimbursement proposal કઈ રીતે મોકલવો?

Circular મુજબ proposalને required checklist અને supporting documents સાથે e-Sarkar application દ્વારા concerned channelમાં મોકલવાની વ્યવસ્થા છે.

Checklist ફરજિયાત છે?

Circular proposal સાથે prescribed checklist સંપૂર્ણ રીતે ભરીને applicable supporting documents સાથે મોકલવાની સૂચના આપે છે.

દરેક claimમાં 31 documents જોડવા પડે?

ના. Checklistમાં 31 scrutiny points છે. દરેક point માટે અલગ document ફરજિયાત હોય એવું નથી; caseને લાગુ પડતા documents/certificates જોડવાના રહે છે.

State બહાર treatment લીધું હોય તો reimbursement મળે?

તે automatic નથી. Applicable Rules, prior approval અથવા emergency circumstances તથા required medical certificationના આધારે case scrutinise કરવાનો રહે છે.

Private hospitalનો દરેક ખર્ચ reimbursable છે?

ના. Hospital status, nature of treatment, emergency/planned treatment અને applicable provisions મુજબ admissibility નક્કી થાય છે.

01-12-2022 પહેલાંના pending casesનું શું?

Circularની note મુજબ 01-12-2022 પહેલાં process શરૂ થયેલા cases old checklist મુજબ e-Sarkarમાં રજૂ કરવાના છે.

🔑 Bottom Line
આ circularનો મુખ્ય હેતુ Medical Reimbursement claimને માત્ર billsની file તરીકે નહીં પરંતુ properly scrutinised e-Sarkar proposal તરીકે રજૂ કરવાનો છે — જેમાં applicable Rules, employee/patient eligibility, hospital status, treatment details, bills, medical certificates, time-limit અને competent authority recommendation સ્પષ્ટ રીતે verify થયેલ હોવા જોઈએ.

📄 Original Government Circular PDF

Medical Reimbursement Proposal – Updated Instructions
Health & Family Welfare Department, Government of Gujarat

Circular No. HFWD/PM/E-FILE/7/2022/4373/A-1
Date: 15-12-2022

👁 View Original PDF ⬇ Download PDF

Disclaimer: આ લેખ તા. 15-12-2022ના Health & Family Welfare Department circularને સરળ administrative reference તરીકે સમજાવવા માટે તૈયાર કરવામાં આવ્યો છે. Actual reimbursement entitlement અથવા claim sanction માટે Gujarat State Services (Medical Treatment) Rules, 2015, subsequent amendments/GRs/circulars, hospital recognition status અને competent authorityનો નિર્ણય અંતિમ ગણવો.

GUJARAT GOVERNMENT • MEDICAL CLAIM • E-SARKAR

Medical Reimbursement Proposal

Updated Submission & Scrutiny Guidelines

31-Point Checklist • Bills • Medical Certificates • Online Proposal Workflow

DepartmentHealth & Family Welfare Department

Circular Date15 December 2022

Circular No.HFWD/PM/E-FILE/7/2022/4373/A-1

Relevant RulesGujarat State Services (Medical Treatment) Rules, 2015

Executive Summary:
The circular standardises the manner in which medical reimbursement proposals are to be scrutinised and submitted electronically. The prescribed checklist and all applicable supporting documents are to accompany the proposal before it is forwarded through the e-Sarkar system.

1. e-Sarkar Medical Reimbursement Workflow

With the introduction of e-Sarkar based online working from 1 December 2022, medical reimbursement proposals are required to be processed and forwarded electronically through the prescribed administrative channel.

01Receive Claim

02Check Eligibility

03Verify Documents

04Complete Checklist

05Submit on e-Sarkar

2. Essential Proposal Requirements

Complete ChecklistThe prescribed reimbursement checklist should be fully completed.

Supporting RecordsApplicable bills, certificates, medical records and supporting documents should be attached/uploaded.

Departmental ScrutinyThe concerned administrative department should scrutinise the claim before forwarding it.

Proper RecommendationWhere required, the proposal should contain the competent departmental recommendation/certification.

3. Key Documents

Document	Purpose
Employee/Pensioner Application	Basic reimbursement claim request.
Appendix-2	Prescribed medical reimbursement particulars and certification.
Hospital Bills	Evidence of treatment expenditure.
Discharge Summary	Hospitalisation, diagnosis and treatment details where applicable.
Medicine Details	Medicine names, bills and expenditure particulars.
Medical Certificate	Required medical/authorised certification depending on the case.
Relationship / Dependency Details	Required when treatment relates to an eligible family member/dependent.
Hospital Status	Government, recognised/equivalent, empanelled, private or other applicable status.

4. Major Areas Covered by the 31-Point Checklist

Employee EligibilityWhether the employee/pensioner falls under the applicable medical treatment rules.

Patient EligibilityRelationship/dependency and whether the patient falls within the applicable definition.

Hospital CategoryLocation and status of the hospital where treatment was obtained.

Outside-State TreatmentPrior permission or emergency-related requirements where applicable.

HospitalisationIndoor/outdoor status, admission/discharge particulars and discharge summary.

Claim Time LimitWhether the claim was submitted within the prescribed period and, if delayed, the required justification/approval.

Medicine & BillsMedicine details, bills and total expenditure claimed.

Departmental RecommendationCertification and recommendation required before submission.

5. Old Pending Cases vs New Cases

Cases initiated before 01-12-2022 Cases whose reimbursement process had already commenced before 1 December 2022 are addressed separately in the circular's note and may be submitted through e-Sarkar using the earlier checklist framework.

New Reimbursement Proposals New proposals should be prepared using the checklist enclosed with the 15 December 2022 circular.

6. Private / Outside-State Treatment

Treatment in a private hospital or outside Gujarat should not be assumed to be automatically reimbursable. The applicable rule, hospital status, nature of treatment, prior permission where required, emergency circumstances and prescribed medical certification need to be examined.

7. Appendix-2

Pages 9–10 of the PDF contain the prescribed Appendix-2 format. It captures employee and patient particulars, relationship, hospital/treatment details, medicine expenditure, amounts claimed/admissible and spaces for relevant medical certifications/signatures.

8. Office Scrutiny Quick Reference

Check	Verify Before Forwarding
Employee	Name, office, status and coverage under applicable rules.
Patient	Name, relationship and eligibility/dependency.
Hospital	Name, location and recognition/category.
Treatment	Indoor/outdoor, diagnosis, admission/discharge and procedure details.
Emergency	Supporting medical certification where required.
Bills	Hospital and medicine bills and total amount.
Time Limit	Timely submission or delay justification/approval.
Recommendation	Competent departmental recommendation/certification.

9. Frequently Asked Questions

How is a medical reimbursement proposal submitted?

The circular provides for submission through the e-Sarkar application with the prescribed checklist and applicable supporting documents.

Are 31 separate documents mandatory?

No. The annexure contains 31 scrutiny points. Documents and certificates are required according to the circumstances and applicable provisions of each claim.

Is every private-hospital treatment reimbursable?

No. Admissibility depends on the applicable rules, hospital status, circumstances of treatment and required approvals/certification.

What if treatment was taken outside Gujarat?

The proposal must be examined for applicable prior-permission or emergency provisions and supporting medical certification.

What happens to cases initiated before 1 December 2022?

The note to the circular provides a separate transition arrangement for such cases while routing them through e-Sarkar.

Original Government Circular PDF

Medical Reimbursement Proposal – Updated Instructions
Health & Family Welfare Department, Government of Gujarat

Circular No. HFWD/PM/E-FILE/7/2022/4373/A-1
15 December 2022

View Original PDF ⬇ Download PDF

Disclaimer: This post is an explanatory administrative reference based on the Health & Family Welfare Department circular dated 15 December 2022. Actual entitlement and sanction are governed by the Gujarat State Services (Medical Treatment) Rules, 2015, subsequent amendments/orders, hospital status, applicable conditions and the decision of the competent authority.

Medical Reimbursement Gujarat Government, તબીબી સારવાર ખર્ચ દરખાસ્ત Checklist 2022, Medical Reimbursement Gujarat – e-Sarkar Proposal & 31 Point Checklist, medical-reimbursement-proposal-checklist-gujarat-government-2022, ગુજરાત સરકાર Medical Reimbursement Circular 15-12-2022: e-Sarkar દ્વારા તબીબી સારવાર ખર્ચની દરખાસ્ત, 31-point checklist, bills, certificates, private hospital અને outside Gujarat treatment માટેની સૂચનાઓ, Medical Reimbursement Gujarat Government, Medical Reimbursement Rules Gujarat, Medical Claim Checklist Gujarat, Gujarat Government Employee Medical Claim, e-Sarkar Medical Reimbursement, Medical Treatment Rules 2015 Gujarat, Medical Reimbursement, Gujarat Government Employee, Health Department Gujarat, Medical Treatment Rules, e-Sarkar, Government Circular, Medical Claim, Pensioner, Medical Reimbursement Gujarat Government, e-Sarkar Proposal & 31-Point Checklist 2022, Gujarat Medical Reimbursement Rules – Proposal Checklist & e-Sarkar Process, gujarat-medical-reimbursement-proposal-checklist-2022, Gujarat Government Medical Reimbursement Circular dated 15 December 2022 explained with e-Sarkar proposal process, 31-point checklist, medical bills, certificates, private hospital and outside-state treatment requirements, Gujarat Medical Reimbursement, Medical Reimbursement Rules 2015 Gujarat, Medical Claim Checklist, Gujarat Government Employee Medical Claim, e-Sarkar Medical Reimbursement, Medical Reimbursement Proposal Gujarat, Medical Reimbursement, Gujarat Government, Health Department, Government Employee, Pensioner, Medical Treatment Rules, e-Sarkar, Medical Claim.