તમારી સેવાપોથી હવે કર્મયોગી પોર્ટલ પર: તમારે શું ધ્યાન રાખવાનું છે.
તમે સરકારી નોકરીમાં હો તો સેવાપોથીનું મહત્ત્વ જાણતા જ હશો. છતાં એક પ્રશ્ન જાતને પૂછજો—છેલ્લે તમે તમારી સેવાપોથીની નોંધો ક્યારે તપાસી હતી? ઘણીવાર આપણે એવું માની લઈએ છીએ કે કચેરીમાં બધું બરાબર નોંધાતું જ હશે. પરંતુ પોતાની નોકરીના રેકોર્ડ વિશે જાણકારી રાખવી આપણા માટે પણ જરૂરી છે.
આપેલ પેજના સારાંશ મુજબ, ગુજરાત સરકારના નાણા વિભાગે ૧૯ ઓક્ટોબર, ૨૦૨૬ના ઠરાવથી રાજ્ય સરકાર અને પંચાયતના કર્મચારીઓની સેવાપોથી કર્મયોગી પોર્ટલ પર નિભાવવાની કાર્યપદ્ધતિ દર્શાવી છે. તેમાં ૧ જાન્યુઆરી, ૨૦૨૭થી નવી સેવાકીય નોંધો પોર્ટલ પર કરવાની જોગવાઈ છે. ૩૧ ડિસેમ્બર, ૨૦૨૬ સુધીની નોંધો ધરાવતી જૂની સેવાપોથી સ્કેન કરીને HRMSમાં અપલોડ કરવાની છે.
અહીં તમારી ભૂમિકા પણ છે. સેવાપોથીની નોંધો તમારે જાતે ચકાસવાની છે અને સ્કેન કરેલી PDF સાચવી રાખવાની છે. નિર્ધારિત ડિજિટલ પ્રક્રિયા પછી મૂળ સેવાપોથી ક્સ્ટોડીયન કર્મચારીને સોંપવાની જોગવાઈ પણ દર્શાવવામાં આવી છે. બદલી થાય ત્યારે ડિજિટલ સેવાપોથી અલગથી ટ્રાન્સફર કરવાની રહેતી નથી.
હવે વ્યવહારની વાત કરીએ. PDF મળે ત્યારે માત્ર મોબાઇલમાં ડાઉનલોડ કરીને મૂકી ન દેશો. તેને ખોલીને જુઓ કે દરેક પાનું સ્પષ્ટ વાંચાય છે કે નહીં. કોઈ પાનું રહી ગયું હોય અથવા નોંધ અસ્પષ્ટ હોય તો કચેરીના ધ્યાન પર લાવો. નકલ એવી જગ્યાએ સાચવો જ્યાં જરૂર પડે ત્યારે સરળતાથી મળી રહે.
ધારો કે તમને કોઈ નોંધમાં તફાવત દેખાય. ત્યારે જાતે ફાઇલમાં ફેરફાર કરવાને બદલે સંબંધિત આધાર સાથે કચેરીને જાણ કરવી સારી રીત છે. પૂછપરછની તારીખ અને આપેલી અરજીની નકલ પણ તમારી પાસે રાખો.
ડિજિટલ વ્યવસ્થાનો લાભ ત્યારે વધુ મળે જ્યારે તેમાં રહેલી માહિતી પણ સાચી અને સંપૂર્ણ હોય. એટલે થોડો સમય કાઢીને પોતાની સેવાપોથી વાંચજો. આજે ધ્યાનમાં આવેલો નાનો તફાવત સમયસર રજૂ કરશો તો આગળની મૂંઝવણ ટાળી શકશો.
કર્મયોગી પોર્ટલ પર સરકારી કર્મચારીઓની સેવાપોથી નિભાવવાનો નવો ઠરાવ
Digital Service Book | Karmyogi Portal | HRMS
નાણા વિભાગ • ગુજરાત સરકાર • 19 ઓક્ટોબર 2026
01 | ઠરાવનો મુખ્ય હેતુ
ગુજરાત સરકારના નાણા વિભાગ દ્વારા રાજ્ય સરકાર અને પંચાયત હસ્તકના કર્મચારીઓની સેવાપોથી ડિજિટલ સ્વરૂપે કર્મયોગી પોર્ટલ પર નિભાવવા માટે નવી કાર્યપદ્ધતિ અમલમાં મૂકવામાં આવી છે.
સેવાપોથીની નોંધો, જૂની સેવાપોથીનું સ્કેનિંગ, HRMS પોર્ટલ પર અપલોડિંગ, મૂળ સેવાપોથીનું હસ્તાંતરણ અને ડિજિટલ PDFની જાળવણી અંગે ઠરાવમાં સૂચનાઓ આપવામાં આવી છે..jpeg){kind=small}
02 | ઠરાવની સાત મુખ્ય જોગવાઈઓ
01-01-2027 પછી તમામ સેવાકીય નોંધો કર્મયોગી પોર્ટલ પર કરવાની રહેશે.
31-12-2026 સુધીની નોંધો ધરાવતી સેવાપોથીનું સ્કેનિંગ પૂર્ણ કરવાનું રહેશે.
સ્કેન કરેલી સેવાપોથી કર્મયોગી HRMS પોર્ટલમાં અપલોડ કરવાની રહેશે.
સેવાપોથીની નોંધો સંબંધિત કર્મચારીએ જાતે પણ ચકાસવાની રહેશે.
ડિજિટલ સેવાપોથી શરૂ થયા પછી મૂળ સેવાપોથી ક્સ્ટોડીયન કર્મચારીને સોંપવાની રહેશે.
કર્મચારીની બદલી થાય ત્યારે ડિજિટલ સેવાપોથી ટ્રાન્સફર કરવાની રહેશે નહીં.
જૂની નોંધ અંગે પ્રશ્ન થાય તો ડિજિટલ સેવાપોથીની કસ્ટોડિયન કચેરીએ સંબંધિત રેકોર્ડ ઉપલબ્ધ કરાવવાનો રહેશે.
દરેક કર્મચારીએ સ્કેન કરેલી ડિજિટલ સેવાપોથીની PDF સાચવી રાખવાની રહેશે.
03 | ડિજિટલ સેવાપોથી માટે કાર્યપ્રવાહ
04 | કર્મચારી અને કચેરીની જવાબદારીઓ
| વિષય | જવાબદાર | જરૂરી કાર્યવાહી |
|---|---|---|
| સેવાપોથીનું સ્કેનિંગ | સેવાપોથી જાળવનાર અધિકારી | 31-12-2026 સુધીની નોંધો સાથે સ્કેનિંગ સુનિશ્ચિત કરવું |
| HRMS અપલોડ | સંબંધિત કચેરી | સ્કેન કરેલી સેવાપોથી પોર્ટલમાં અપલોડ કરવી |
| નોંધોની ખરાઈ | કર્મચારી | સેવાપોથીમાં થયેલી નોંધો ચકાસવી |
| ડિજિટલ સેવાપોથી | સંબંધિત સત્તાધિકારી | 01-01-2027 પછી પોર્ટલ પર નોંધો નિભાવવી |
| મૂળ સેવાપોથી | સંબંધિત કચેરી | સ્કેનિંગ પૂર્ણ થયા પછી ઠરાવ મુજબ ક્સ્ટોડીયન કર્મચારીને સોંપવી |
| PDF સંગ્રહ | કર્મચારી | ડિજિટલ સેવાપોથીની PDF સાચવી રાખવી |
| જૂના રેકોર્ડની જરૂર | ડિજિટલ સેવાપોથીની કસ્ટોડિયન કચેરી | જરૂર પડે ત્યારે સંબંધિત રેકોર્ડ ઉપલબ્ધ કરાવવો |
05 | સેવાપોથી અંગે કર્મચારીઓએ શું ધ્યાન રાખવું?
- પોતાની સેવાપોથીમાં અગાઉ થયેલી નોંધોની ખરાઈ કરવી.
- સ્કેન કરેલી સેવાપોથી સંપૂર્ણ અને વાંચી શકાય તેવી છે તેની ખાતરી કરવી.
- કર્મયોગી પોર્ટલ પર સંબંધિત ડિજિટલ રેકોર્ડ અંગે કચેરી સાથે સંકલન રાખવું.
- ડિજિટલ સેવાપોથીની PDF સુરક્ષિત રાખવી.
- જૂની સેવાકીય નોંધમાં પ્રશ્ન હોય તો સંબંધિત કચેરીનો સંપર્ક કરવો.
06 | સેવાપોથી અને કર્મચારીની બદલી
ઠરાવ અનુસાર કર્મચારીની બદલી થાય ત્યારે ડિજિટલ સેવાપોથીનું અલગથી ટ્રાન્સફર કરવાનું રહેશે નહીં. સેવાપોથીનો ડિજિટલ રેકોર્ડ પોર્ટલ પર જ નિભાવવાની વ્યવસ્થા અમલમાં રહેશે.
07 | Frequently Asked Questions
કર્મયોગી પોર્ટલ પર સેવાપોથી ક્યારથી નિભાવવી પડશે?
01-01-2027 પછીની તમામ સેવાકીય નોંધો કર્મયોગી પોર્ટલ પર જ નિભાવવાની રહેશે.
જૂની સેવાપોથીનું શું કરવાનું રહેશે?
31-12-2026 સુધીની નોંધો સાથે સેવાપોથીનું સ્કેનિંગ કરીને HRMS પોર્ટલમાં અપલોડ કરવાની રહેશે.
મૂળ સેવાપોથી કોની પાસે રહેશે?
સ્કેનિંગ અને ડિજિટલ પ્રક્રિયા પૂર્ણ થયા પછી ઠરાવ મુજબ મૂળ સેવાપોથી ક્સ્ટોડીયન કર્મચારીને સોંપવાની રહેશે.
બદલી થાય તો ડિજિટલ સેવાપોથી ટ્રાન્સફર થશે?
ના. ઠરાવમાં બદલી વખતે ડિજિટલ સેવાપોથી ટ્રાન્સફર કરવાની જરૂર નથી તેવું જણાવાયું છે.
ડિજિટલ સેવાપોથીની PDF કોણે સાચવવી?
દરેક કર્મચારીએ પોતાની ડિજિટલ સેવાપોથીની સ્કેન કરેલી PDF સાચવી રાખવાની રહેશે.
ગુજરાત સરકારનો મૂળ ઠરાવ
કર્મયોગી પોર્ટલમાં સેવાપોથી નિભાવવા બાબત — નાણા વિભાગ
View Original GR Download GR PDFDigital Service Book on Karmyogi Portal – Gujarat Government Resolution 2026
Implementation Date, Service Book Scanning, HRMS Upload and Employee Responsibilities
Resolution No.: FD/MSM/e-file/4/2026/1957/CH
Approval Date: 19 October 2026
Subject: Maintenance of Service Books of State Government and Panchayat Employees on Karmyogi Portal
Reference: Gujarat Civil Services (General Conditions of Services) Rules, 2002
1. Overview of the Resolution
The Finance Department of Gujarat has directed that the service books of State Government and Panchayat employees be maintained digitally on the Karmyogi Portal.
The resolution provides instructions on the scanning of existing service books, uploading them to HRMS, verification of entries, handling of original records and preservation of digital PDF copies.
2. Key Implementation Dates
Existing service books containing entries up to this date must be scanned and uploaded as instructed.
Subsequent service-related entries must be maintained on the Karmyogi Portal.
3. Seven Key Instructions
| Subject | Government Instruction |
|---|---|
| Digital Service Entries | All service-related entries after 1 January 2027 shall be maintained on Karmyogi Portal. |
| Existing Service Books | Records containing entries up to 31 December 2026 must be scanned. |
| HRMS Upload | Scanned service books shall be uploaded to the Karmyogi HRMS Portal. |
| Verification | Employees must also verify the entries in their service books. |
| Original Service Book | The original service book shall be handed over to the Custodiun employee after the prescribed digitalization process. |
| Employee Transfer | The digital service book need not be transferred when an employee is transferred. |
| PDF Preservation | Every employee must preserve the PDF of the scanned service book. |
4. Digitalization Workflow
5. Responsibilities of Offices and Employees
Ensure scanning and uploading of existing service book records within the prescribed period.
Verify service book entries and preserve the scanned PDF.
Make the relevant previous records available when questions arise concerning earlier entries.
Follow the resolution's procedure for digital maintenance and handing over original service books to Custodian Employee.
6. Original Service Book and Transfers
When an employee is transferred, the digital service book does not need to be transferred separately.
7. Practical Employee Checklist
| Check | Recommended Action |
|---|---|
| Existing Entries | Check the accuracy of earlier service records. |
| Scanned Pages | Ensure that the scanned document is complete and readable. |
| HRMS Record | Coordinate with the office regarding digital service book availability. |
| PDF Copy | Preserve the digital copy securely. |
| Discrepancies | Contact the competent office for correction or clarification. |
This checklist is explanatory guidance; the original resolution governs official compliance.
8. Frequently Asked Questions
When will digital service book maintenance start?
From 1 January 2027, subsequent service entries must be recorded on Karmyogi Portal.
What happens to the existing service book?
It must be scanned and uploaded to the HRMS Portal according to the resolution.
Who keeps the original service book?
After the prescribed digitalization process, it is to be handed over to the custodian employee.
Is digital service book transfer required on employee transfer?
No. The resolution specifically states that a digital service book need not be transferred separately.
Who preserves the scanned PDF?
Each employee must preserve the scanned PDF of their service book.
Download Official Gujarat Government Resolution
Finance Department | Digital Service Book | Karmyogi Portal
View Original GR Download GR PDF
.jpeg)
0 Comments